顧客情報や営業活動など、マーケティングを一元管理できるツールの1つが「HubSpot CRM」です。
数多くあるCRMツールの中でもメリットが多いと言われています。
そんなHubSpot CRMを自社でも活用したいと考えている方は多いはずです。
しかし、具体的な機能や使い方まで詳しく理解していない方もいます。
そこで今回は、スムーズにHubSpot CRMを使いこなすためにも、HubSpot CRMでできることや始める前の準備、基本的な使い方などをご紹介していきます。
HubSpot CRMの疑問を解決するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

■HubSpot CRMでできること

顧客情報の管理や営業活動など、様々なビジネスに関することを自動化できるツールを備えた総合ソリューションをHubSpot CRMと言います。
CRMとは、カスタマーリレーションシップマネジメントの略語です。
カスタマーは顧客、リレーションシップは関係を意味するため、企業と顧客との関係を表し、関係性をより良いものにして長期的に信頼関係を築くためにマネジメントすることをCRMと言います。
HubSpot CRMがどういったサービスを提供しているのか知るためにも、主な機能やメリットなどを解説していきます。

主な機能

HubSpot CRMの主な機能をピックアップしてご紹介します・

顧客情報の管理

顧客情報や会社情報、取引情報やサポート情報など、HubSpot CRMではこれらデータを全て一元管理できます。
一元管理できることで、営業やマーケティング、カスタマーサポートなどのチームが必要な情報にすぐにアクセスでき、スムーズに業務を進めることが可能です。

顧客とのコミュニケーション

顧客とのコミュニケーションを円滑に実現するための機能がHubSpot CRMには備わっています。
スケジュール調整では、顧客がオンラインでミーティングを予約することができます。
Googleカレンダーと同期できるため、ダブルブッキングを防ぎながら日程調整のやり取りの手間を削減できます。

顧客行動の追跡

顧客がWebサイトや広告でどんな行動をしたのかを記録できます。
関心を持ったコンテンツやクリックしたリンクなどのデータを自動で蓄積するため、アプローチに役立つはずです。

その他にも、分析やレポート作成、チャットボットやSNS連携、ランディングページ作成など、様々な機能が提供されています。

向いている用途

HubSpot CRMに向いている用途としては以下が挙げられます。

営業活動

HubSpot CRMでは営業活動に必要な情報が集客されています。
タスクやメール、ドキュメントを共有できるため、経営陣が営業活動の動きや流れも把握しやすいです。

マーケティング活動

オンライン上で、デジタルマーケティングを行う際に必要な機能がHubSpot CRMには備わっています。
機能ごとのデータは一元管理でき、顧客のアクティビティを追跡し、興味関心を持っていることを把握しやすいため、営業活動における改善点や注力すべき商品も見出しやすくなっています。

カスタマーサポート

チケット管理やチャットボット、Eメール追跡など、カスタマーサポートを最適化できる機能がHubSpot CRMでは豊富に提供されています。
データは共有できるため、属人化を防ぐためにも役立ちます。

初心者が使うメリット

初心者が使う上で得られるメリットは以下の通りです。

無料で利用できる

HubSpot CRMは、顧客情報の管理やフォーム作成、メール配信など、ビジネスの基盤ともいえる機能を初期費用をかけずに利用できます。
無料版から試せるので、使いやすさや機能を理解してから必要に応じて有料プランへと移行できます。

使いやすい

CMRでは使いにくさを気にする方もいますが、HubSpot CRMは操作性の高さで高い評判があり、使いやすいインターフェースとなっているので初心者でも安心です。

■HubSpot CRMを始める前の準備

続いて、HubSpot CRMを始める前の準備について解説していきます。
スムーズに使いこなすためにも参考にしてください。

必要なもの

HubSpot CRMを始めるためにも必要なものとして「移行データ」が挙げられます。
事前に顧客データやリード情報を整理することで、移行作業の負担が軽減します。
また、アカウントを作る際にWebサイトのURLや従業員数を入力する項目があるため、事前にチェックして用意しておくと、スムーズな登録につながります。

事前設定

HubSpot CRMを利用するために、事前に設定しておくことは特にありません。
ただし、無料アカウントを作成する際に、GoogleやMicrosoft、Appleのアカウントを利用できるため、万が一登録していない場合は、事前に設定しておきましょう。

確認したいポイント

HubSpot CRMを活用する前には、「なぜ導入するのか」目的を明確化させることが肝心です。
目的を曖昧なまま進めてしまうと、「何に使うツールなのか」と途中で迷ってしまいます。
導入目的の例としては以下の通りです。

・リード管理の一元化
・営業プロセスの可視化
・営業とマーケティングの連携を強化
・マーケティングオートメーションの実現

また、現在の顧客管理方法や管理している情報、営業プロセスや採用予定のHub、利用予定者数などを事前に整理しておくと、スムーズな設計につながります。

■HubSpot CRMの基本的な使い方

HubSpot CRMの使い方を解説していきます。

手順1

まずは、アカウントの作成と初期設定が必要です。
アカウント作成は、HubSpot CRMの公式サイトにアクセスし、必要な情報を入力するだけで無料のHubSpot CRMを使い始めることが可能です。
また、基本情報の登録では、企業名や担当者の情報、カスタムプロパティなど、自社に合うように項目を設定していきます。

手順2

次に、データ移行やフォーム設定などを行います。
個人や組織のデータは手動で入力することも可能ですが、ExcelやCSVファイルから一括で顧客情報を読み込むこともできます。
その際には、重複データの削除や不要なカスタムの削除、姓名の分割、文字コードの確認など、データのクレンジングをすると、スムーズな移行につながります。
Webサイトの問い合わせフォームと連携をすれば、見込み客の情報が自動的にCRMに登録されるので活用を検討してみましょう。

手順3

次に、顧客や取引の管理です。
顧客情報はコンタクト、組織情報は会社、商談は取引として管理していきます。
取引パイプラインの構築では、商談ステージごとに案件を管理できます。
見込み客・商談確立・見積作成・契約締結といったように、営業プロセスに合わせてステージを設定し、カードをドラッグ＆ドロップで移動して進捗を可視化することも可能です。
また、見込み客の行動に応じて自動メールを配信することもできます。
誕生日に合わせて自動でメールを送るよう設定すれば、見込み客を顧客へと成長させることにつながります。

手順4

レポートの確認も重要なポイントです。
商談の成功率や平均リードタイムなど、様々な指標を定期的にモニタリングし、課題があれば改善施策を検討します。
それを繰り返すことで、目標達成へと前進できるはずです。

顧客管理

■よくあるつまずきポイント

次に、初心者が陥りやすいつまずきポイントを解説していきましょう。

設定で迷いやすい点

設定の段階で迷いやすい点としては以下の通りです。

・不要なプロパティが多い
・パイプライン設計が合っていない
・自動化の活用がうまくいっていない

操作で止まりやすい点

操作で止まりやすい点としては、英語での表記や複雑な設定画面が挙げられます。
多機能なので機能をうまく使えずに操作段階で悩んでしまう方も多いです。
使い方がわからないままにすれば、HubSpot CRMを使いこなせず効果が薄れてしまうため、対策を施して問題を解決しなければいけません。

解決方法

設定時で迷いやすい点の解決方法をご紹介します。

プロパティの設計や整理

カスタムプロパティを増やし過ぎると入力不可が高まりデータが汚れてしまいます。
何を入力すれば良いのかわからなくなってしまうため、プロパティの棚卸を行いましょう。
フィルレートを確認し、1％未満しか使用されていないプロパティは削除していきます。
項目が少ない方が作業に集中できるため、必須項目を5～7個程度に絞ることもおすすめです。

パイプライン

パイプライン設計が業務に合っていないと入力で迷い、正確なステージ変更も難しくなってしまいます。
ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できる設計にし、自社の受注プロセスを忠実に反映させることが大切です。
万―ジャーやトッププレイヤーからの知見を収集し、実際の営業プロセスに合う設計に変更してください。

自動化

自動化をうまく使えていないと作業が複雑化します。
負担も多くなってしまうので、メールテンプレートや自動タスク作成を活用して入力の自動化を図っていきましょう。

英語表記

HubSpot CRMは日本語に対応したツールですが、そのサポートが不十分であると考える方も一定数います。
複雑な設定画面で悩む方も多いため、その際にはサポート資料や動画の活用で問題解決を図っていきましょう。
また、定着させるための工夫も必要です。
操作に慣れる機会を設けるためにも研修を定期的に実施し、運用ルールも統一しましょう。

■HubSpot CRMを使いこなすコツ

HubSpot CRMをスムーズに操作するためにも、使いこなすためのコツをご紹介していきます。

時短になる使い方

業務の時短を目指すためのポイントとして「自動化」や「連携」が挙げられます。

・メール、カレンダー連携
・通知設定
・トラッキングコード設置

上記3つの機能を活用すれば、繰り返しの作業から解放されます。
その分、営業やマーケティング活動に時間を割けるようになるため、導入した後の最初の設定でおすすめの項目です。

初心者が最初に覚えたい操作

初心者が最初に覚えたい項目として「コンタクトの登録・管理」が挙げられます。
顧客の名前やメールアドレス、電話番号などの情報を登録・確認する機能です。
また、GmailやOutlookなどのメールソフトとHubSpotを連携すると、手動でメールを登録する手間がなくなります。
「設定→全般→メール」で連携できるので、負担を軽くするためにも覚えておきましょう。

慣れたら試したい機能

基本的な操作に慣れたら、以下のような機能を試すと、さらなる業務効率化を図れます。

フォローアップメールの自動送信

商談ステージが進んだ時やフォーム入力後に自動でメールを送信する機能です。

タスクの自動作成

リードのスコアが上がった時やミーティングの予約後に自動でタスクを作成してくれます。

ポップアップフォーム

サイトの訪問者に対して、適切なタイミングでポップアップを表示する機能です。

■よくある質問

最後に、HubSpot CRMに関するよくある疑問とその答えをご紹介していきます。

無料で使える？

HubSpot CRMには無料版があります。
ただし、使える機能に制限があるため、使いたい機能に合わせて有料版への登録を検討しましょう。
CRMセグメントが備わった有料版のMarketing Hubには、Starter（月1,080円）・Professional（月96,000円）・Enterprise（月432,000円）の3つのプランがあります。

スマホでも使える？

HubSpot CRMはスマホでも使うことが可能です。
無料の公式モバイルアプリがあるので、ダウンロードをすればパソコンと同じようにCRM機能を使えます。

初心者でも大丈夫？

HubSpot CRMは初心者でも問題なく利用できます。
無料で始めることができ、直感的な操作性が特徴です。
HubSpot コミュニティーやオンライン動画などもあり、サポート体制も整っています。

■まとめ

HubSpot CRMは顧客管理や営業活動など、様々な業務を効率化させる機能が備わっています。
無料でスタートできるため、お試しとして利用するのもおすすめです。
成長に合わせて有料版へのアップグレードも可能です。
特徴や使い方を理解し、活用を検討してみてください。

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